يسعى معظمنا إلى إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام والأعمال في أقصر وقت ممكن، مع محاولة ضمان أفضل النتائج، ولكن ذلك يبدو صعب المنال للغاية نظراً لدفق الرسائل الدائم الذي يغمر صناديق بريدنا الإلكتروني، والواجبات المتتالية التي لا نكاد نفرغ من أحدها إلا لننتقل إلى أخرى، فنجد أنفسنا أمام "جبل" من الالتزامات الذي لا تجدي نوايانا الطيبة نفعاً في تسلّقه. ولكن الخبر السار لكل من يعانون من هذه المشكلة هو أن هناك عدة أدوات بسيطة تسمح لنا بالعمل بأسلوب ذكي بدلًا من إجهاد أنفسنا في العمل المضني.

ثمة عناصر عديدة لإدارة الوقت بنجاح مثل تقييم القدرات الذاتية بشكل واقعي ومعرفة متى يجب توكيل المهام لأطراف أخرى، وهو ما يسمح بترتيب سلم الأولويات وصياغة الاستراتيجية الأمثل والأكثر فعالية للالتزام بالمواعيد النهائية مع تحقيق أفضل النتائج الممكنة. وبصفته المؤسس والمدير الإبداعي لشركة Design Haus Medy، يشاركنا Medy Navani بضعة نصائح حول أهم أسس ومبادئ تطبيق منهجية "العمل بشكل ذكي".

1. ضع روتيناً يومياً والتزم به

تتمثل الخطوة اليومية الأهم في إعداد جدول زمني مثمر والالتزام به بشكل منتظم، حيث أن إعداد قائمة بالمهام المطلوبة يساعد على العمل بسرعة أكبر بحكم أن المرء يعرف سلفًا مهمته القادمة وليس مضطرًا للتساؤل حول ما ينتظره تاليًا.

ويجب ترتيب المهام في الجدول بحسب مدى أولويتها، ما يحول دون تشتيت التركيز على أشياء أقل أهمية، ويعزز مستويات الإنتاجية بشكل عام.

2. أنجز المهام واحدة واحدة

ثمة مغالطة شائعة تقول بأن العمل على عدة مهام في آن معاً يسمح بتحقيق المزيد، غير أن الواقع مخالف لذلك، فالإنتاجية تكون أفضل عند التركيز على المهام واحدة تلو الأخرى بدلًا من جمعها معًا؛ حيث أن مباشرة العمل على مجموعة مهام في آن واحد يشلّ قدرات المرء، لينتهي به الأمر بالعديد من المهام التي بدأها ولكن لم ينجز معظمها على أكمل وجه، لذا ننصح بالعمل على المهام واحدة تلو الأخرى، فهذه ضمانة لتحقيق نتائج أعلى جودة، فضلًا عن كونها وسيلة لتسريع العمل بشكل كبير بحكم تحسينها للتركيز، وذلك رغم الانطباع الأولي الذي يوحي بعكس ذلك.

3. خذ وقتك

قد تبدو هذه النصيحة مضيعة للوقت للوهلة الأولى، غير أن الإسراع في العمل لا يعني تحسين الإنتاجية على الإطلاق، فالتسرّع قد يفضي إلى أخطاء عديدة، وبالتالي تبديد الوقت في إصلاح هذه الأخطاء. لذا ننصح بأخذ الوقت المطلوب للتفكير في المهمة المطلوبة والطريقة الأفضل للعمل معها، ما سيساعد على استنباط منهجيات مدروسة أكثر وضوحًا وفعالية في إنجاز العمل.

4. اضبط أوقات اللقاءات

تعتبر اللقاءات والاجتماعات من العناصر الأكثر استهلاكاً للوقت في يوم العمل، فهي تأخذ وقتًا قيّمًا من الحاضرين ومن الوقت المخصص لإنجاز المهام الأخرى، وللتعامل مع هذه الإشكالية ننصح بإعداد برنامج مكتوب لكل لقاء أو اجتماع، والرجوع إلى هذا البرنامج كبوصلة للبقاء ضمن المسار المنشود. ومن شأن وضع موعد نهائي للوصول إلى النتيجة المرجوة أن يحدّ من الوقت المهدور ويرفع مستويات الإنتاجية، وهو ما يعزز قيمة اللقاءات دون أن يؤثر ذلك سلبًا على إنجاز المهام الأخرى.

5. لا للتوتر

يمثل التوتر عائقًا كبيراً أمام الأداء المهني نظرًا لتأثيره على الصحة والطاقة واليقظة الذهنية عمومًا، لذا لا بد من اعتماد منهجيات استباقية فعالة لإدارة التوتر في مختلف الظروف، مثل التوقف برهةً للتفكير والتنفس بعمق في خضم الضغط، ما يسمح بتكوين صورة أوضح عن الوضع الراهن وإيجاد الحل الأمثل لتجاوز الإشكاليات بكل هدوء.

وقد يكون من المفيد مثلاً الذهاب في نزهة قصيرة حول مكان العمل، أو الاستماع لتسجيلات صوتية باعثة على التأمل والاسترخاء، أو التحدث مع أحد الأصدقاء، فهذه الأمور البسيطة من شأنها خفض التوتر، وبالتالي تعزيز الإنتاجية العامة.